會議是企業(yè)活動必不可少的一種形式，大型會議活動更是很多企業(yè)非常重視的一種推廣產(chǎn)品，宣傳企業(yè)的手段。一個好的大型會議活動，在活動執(zhí)行的時候，要嚴(yán)格的按照流程進(jìn)行并且要做好突發(fā)狀況預(yù)案。
▲大型會議活動現(xiàn)場
一、大型會議活動執(zhí)行流程
1、會議方案的制定
確定會議方案的步就是確定會議的主題。會議主題要緊緊圍繞大會總體的工作目標(biāo)任務(wù)。會議方案是會議組織安排的總綱，一套完整齊備的會議策劃方案會讓整個會執(zhí)行事半功倍。
2、會議場地的布置
在會議開始之前，大型活動策劃公司工作人員應(yīng)提前對會場、住地進(jìn)行勘察了解，并做相應(yīng)的會場布置。一是會場和會議用品的準(zhǔn)備布置。二是迎送接待儀式的確認(rèn)及排練。三是確保乘車安全和用餐標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)大會日程一項(xiàng)項(xiàng)地對會務(wù)細(xì)節(jié)進(jìn)行實(shí)地演練，按照提前提前兩個小時提前一個小時的標(biāo)準(zhǔn)做好會議場地布置工作，即每一個會場提前布置完畢，每一項(xiàng)活動提前部署到位;會務(wù)工作者提前兩個小時到達(dá)會場，一切準(zhǔn)備工作提前兩個小時就緒;全體會議時組織會議代表和列席人員提前一個小時入場。
3、會議流程的執(zhí)行
為了確保會議的順利進(jìn)行，也為了讓參與會議的人員知悉整個會議流程，事先確定會議的流程圖或者流程表。
在會議執(zhí)行期間，熱情周到的會議服務(wù)工作是必不可少的。會議服務(wù)分為會場內(nèi)服務(wù)和會場外服務(wù)，涉及會議報(bào)到、食宿安排、醫(yī)療服務(wù)、車輛安排、材料分發(fā)、引導(dǎo)入座、會議記錄、錄音攝像等諸多環(huán)節(jié)。只有做好會議服務(wù)工作，才能更好地推進(jìn)會議流程的執(zhí)行。
4、會議結(jié)束的總結(jié)
一次成功的會議，離不開合理安排的會后工作。
（1）統(tǒng)籌做好會后服務(wù)。要注重統(tǒng)籌銜接，提前擬定大會閉幕后系列后續(xù)會議和活動的組織實(shí)施方案，做好組織協(xié)調(diào)工作。
（2）全面做好會后總結(jié)。大型活動策劃需及時總結(jié)會務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對已有的會務(wù)工作流程、工作規(guī)則等進(jìn)行修改和完善，使之更加適應(yīng)新時期會務(wù)工作的需要。要注意收集會議代表對會務(wù)工作的意見和建議，認(rèn)真采納其中的合理部分，促進(jìn)辦會能力不斷提高。
（3）及時整理會議資料�；顒庸疽喂虡淞n案意識，在會前、會中、會后都安排專人收集整理會議方案、會議通知、會議須知、發(fā)言材料、會議記錄、音像資料等會議檔案資料，按類別整理成資料匯編，為今后辦會提供工作參考。
二、大型會議活動突發(fā)狀況預(yù)案
1、火災(zāi)
火災(zāi)來勢迅速而且兇猛。如果沒有適當(dāng)?shù)臏缁鹌餍祷蛳鄳?yīng)的工具，火勢會蔓延得很快，你和與會者的生命都將面臨威脅。酒店的客房內(nèi)一般都貼有火災(zāi)逃離須知。雖然與會者曾經(jīng)看過多次了，但作為大會的策劃者和組織機(jī)構(gòu)，仍然有必要讓與會者了解。在火災(zāi)中，恐慌常常是導(dǎo)致死亡的原因。煙霧蔓延，人們辨不清方向就會不知所措。因此，你如果花一點(diǎn)時間把這些注意事項(xiàng)打印在計(jì)劃書中或作為附加材料發(fā)放到與會者手中，就會減少不少不必要的損失，哪怕能僅僅挽救一個人的生命，你所付出的努力也是值得的。
2、自然災(zāi)害
另一種在你控制能力之外的緊急事件就是自然災(zāi)害。即使是恐怖襲擊，也有談判的可能。面對自然災(zāi)害，你只能任其擺布。颶風(fēng)、暴風(fēng)雨、地震、森林大火都是典型的自然災(zāi)害。你可以在一定程度上為颶風(fēng)的到來做準(zhǔn)備，但是如果你取消會議，或?yàn)榱耸古c會者錯過颶風(fēng)而縮短會議時間，那么你將會遭遇財(cái)政預(yù)算的危機(jī)。當(dāng)然，人的生命比金錢更重要。面對自然災(zāi)害，你無計(jì)可施。唯一能做的就是制定出一個恢復(fù)計(jì)劃以及考慮如何彌補(bǔ)損失。在這種情況下，保險(xiǎn)就是救生員。不要只是關(guān)注一般的商業(yè)保險(xiǎn)，其他種類的保險(xiǎn)也是很有用處的。
3、醫(yī)療突發(fā)事件
醫(yī)療突發(fā)事件在任何時候、任何地點(diǎn)都可能發(fā)生，而且常常出乎我們的預(yù)料。一個人心臟病發(fā)作時可能沒有任何預(yù)兆。有些人吃了過敏的食物后，身上會突然出現(xiàn)皮疹并且呼吸道發(fā)生阻塞。糖尿病人有可能會陷入昏迷。這些醫(yī)療突發(fā)事件的時間、地點(diǎn)以及情形總是不斷變化的。
▲大型室外活動執(zhí)行
（文章作者：鄧興）
